Tapahtumaa järjestettäessä

Tapahtumaa järjestettäessä on hyvä miettiä suunnitteluvaiheessa keskeisiä asioita tapahtuman toteutumiseksi. Alle olemme koonneet listaa, joita on hyvä pohtia suunnitteluvaiheessa ja miettiä tuntuuko tapahtuman järjestäminen mahdolliselta.

Ankkalampi tapahtuma-aikaan. — Kuva: Jarno Koivula

Tapahtuman ideoinnin alkuvaiheessa, mieti ainakin:

Mitä haluan tapahtumalla saavuttaa? Mitkä ovat tapahtuman keskeiset tavoitteet?
Millaisen tapahtuman haluan järjestää? Mikä on sen sisältö?
Mikä on tapahtuman kohderyhmä?
Mitä uutta tapahtumasi tuo Haminan ja lähiseudun tapahtumakenttään? Tutki onko samantyyppisiä alueella jo olemassa tai järjestetäänkö samaan aikaan samanlaisia tapahtumia?
Toteutatko tapahtuman yksin vai kaipaatko yhteistyökumppaneiden apua?
Selvitä mitä lupia tapahtuman järjestämiseen tarvitaan. Tutustu tapahtumalupiin.
Miten rahoitat tapahtuman järjestämisen? Tutki onko tapahtuman järjestämiseen mahdollista saada esimerkiksi avustusta?
Onko tapahtuma yleisölle maksuton vai pääsymaksullinen?
Miten markkinoit tapahtumaasi ja tuot sitä esiin?

Tuntuuko tapahtuman järjestäminen mahdolliselta miettiessäsi kysymyksiä? Pitääkö tapahtuman ideaa vielä hioa vai onko se valmis toteutettavaksi? Lisätietoja saat kysymällä haminafestiwaltown@hamina.fi.